对黄河基层单位档案信息化管理的几点认识

摘要：基层事业单位所形成的档案是在长期实践工作、管理和学习等活动中形成的具有保存价值的文件材料,记载着事业单位的发展历程。目前,基层事业单位档案工作还存在着不少薄弱环节,特别是随着信息社会的发展,需要我们不断加强档案的信息化管理工作，以适应时代的进步。

关键词：基层档案；信息化；声像资料 

1、档案信息化管理的重要性

目前我们正处在一个信息高速发展的时代，许多工作面临着新挑战，对于档案管理工作也不例外，档案的的信息化管理已成为新时代下发展的趋势。实行档案信息化管理就是充分利用现代先进的科学技术和管理方法，实现与传统档案管理方法的有机结合。运用现代信息处理技术手段来管理档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，必将对档案管理的各个方面发生深刻变化，使档案管理的整体水平明显提高，大大减少管理工作人员的投入，缩短大量事务的处理时限，使管理人员在有限的时间内得到充足的信息，不仅降低成本，而且能极大地提高效率。

2、基层单位档案信息化管理存在的问题

2.1、对档案信息化管理认识不到位，管理意识不强

档案信息化管理工作中，基层档案管理员对档案管理信息化建设认识不到位，没有意识到档案信息化建设的重要性，仍然沿用人工管理方式，轻编研、轻整理、轻统计，档案资源利用率偏低，严重阻碍了档案信息化建设的顺利开展。

2.2、档案信息化管理制度不健全

完善档案管理规章制度，使各项工作开展有章可循。档案管理部门应积极建设合理、科学的管理体制，加大信息化建设管理规章的建设力度，使得信息化建设在标准、规范框架下进行。应积极加强各部门之间的联系与配合，通过完善的档案共享网络，进一步实现档案规范化运作，及时、迅速发挥各类档案应有价值。加强档案的集中管理，完善档案管理工作规程，进一步规范档案管理具体行为，在相关法律政策与内部管理规范的共同配合下，积极推动黄河基层单位信息化建设顺利、健康、高效发展。

3、如何做好档案信息化管理

3.1、正确认识档案信息化的重要性

科学技术的迅猛发展使得档案管理工作发生了深刻变革，因此，黄河基层单位档案管理人员必须充分认识到档案信息化的重要性，改变传统思维，更好地顺应时代发展变化。领导阶层应充分认识到档案信息化建设的必要性与重要性，将档案管理积极纳入单位整体发展规划中，通过各种制度、资金支持，将档案信息化建设落到实处。

3.2、提高档案管理人员的综合素质

要实现档案的信息化管理，必须要有掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员，这就要求档案工作人员的素质必须要适应新形势发展的要求。一方面，档案业务知识要过硬，这基本上不难做到，另一方面，计算机技术也要过硬，包括计算机操作、录入、网络、数据库、图像处理、网页制作等方面的知识。因此，档案工作者不能满足于现状，应正视自己的业务水平、组织管理能力等方面的欠缺，主动、及时地提升自己的相关科学文化知识和档案学知识。管理人员要充分利用计算机、网络等，对档案的收集、存档、查找、借阅甚至统计等等实现电脑化的规范管理，提高档案的存储和处理能力，为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息，充分发挥档案的信息服务功能。

3.3、建立健全档案信息化管理制度

要实现档案信息化管理，并保证其正常运转，还必须制定出一整套具体的规章制度，一方面具有可操作性，另一方面形成约束机制，确保具体工作的规范有序。这些制度主要包括文档一体化制度、归档制度、保密制度、鉴定制度、备份制度、查阅利用制度、网络安全管理制度、机房管理制度、软件管理制度、操作管理制度、监督管理制度及具体工作人员的岗位目标责任制等等，只要能促进档案信息化管理的工作，都要形成相应的制度。

3.4、完善各类设施配置

实现档案信息化管理，对计算机等硬件设施要求较高，需要较大的投入。以开发建成一套网络管理系统为例，少则十几万元，多则数百万元，计算机、打印机、扫描仪、光盘刻录机、复印机以及光盘、磁盘等设备更是必备的。如何解决好这一问题对档案信息化建设至关重要。对我们黄河基层单位来说，目前对档案信息化管理还没有足够的认识，再加上经费紧张，缺乏各类设施配置，很难实现档案的信息化管理。

总之，档案信息化管理是社会信息化发展的时代要求，也是我们黄河基层单位档案工作发展的必然趋势。因此，我们应该从现在就开始着手，要不断提高档案管理工作人员的综合素质，建立健全档案信息化管理制度，完善各类设施配置，做好迎接档案信息化管理时代来临的准备。上级有关部门更要加强对基层档案管理工作人员的业务培训，加大业务指导力度，增加对各项设施配置的费用投入，不断推进基层单位档案信息化管理工作发展。（王新宇）

责任编辑：王新宇